داشتن دفترچه آزمایشگاهی از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که یک پرونده کامل از
- کارهایی که انجام می‌دهید،
- مواد و تجهیزاتی که استفاده می‌کنید،
- مشاهدات انجام شده و
- داده های بدست آمده است.
- دفتر به طور کلی شامل توضیحی در مورد علت انجام آزمایش‌ها،
- پیشینه و منابع لازم،
- نحوه انجام آزمایش‌ها و
- نتایج آن‌ها می‌باشد.
بنابراین، مطالعه آن یک محقق دیگر را قادر به تکرار آزمایشات و مشاهدات شما می‌سازد. درک این نکته ضروری است که دفترچه آزمایشگاه یک سند رسمی و قانونی است. در صورتی که مطالعات شما دارای مشکل حق تقدم در ثبت اختراع باشد، دفترچه آزمایشگاهی شما مورد بررسی قرار می‌گیرد تا صحت ادعای شما را در مورد این پرونده بررسی کنند. همچنین، اگر ادعای کلاهبرداری علیه کار منتشر شده شما مطرح گردد، از دفترچه آزمایشگاه شما برای تأیید یافته‌ها و دفاع از ادعاهایتان استفاده می‌شود. همچنین، دفترچه آزمایشگاهی میراث علمی شما برای آن آزمایشگاه تلقی می‌شود؛ بدین‌ترتیب مدت‌ها بعد از رفتن شما از آن آزمایشگاه، دفترچه شما باقی می‌ماند و از آن به عنوان مرجع استفاده می‌گردد.
- دفترچه آزمایشگاه، متعلق به خودتان نیست، بلکه متعلق به موسسه‌ای است که شما در آن کار می‌کنید. شما حق دارید از همه کارهای خود کپی بگیرید ولی حق ندارید دفترچه آزمایشگاه را به خانه ببرید.
- سه نوع مختلف از دفترچه آزمایشگاه وجود دارد: دفترچه محدود یا صحافی شده، دفترچه با قابلیت اتصال برگ (سه حلقه) و دفترچه الکترونیکی مبتنی بر استفاده از رایانه. نوعِ دفترچه آزمایشگاه، توسط استاد راهنما، مشخص می‌گردد و تمامی محققین موظف به استفاده از آن نوع می‌باشند.
- در ساختمان ما از دفترچه صحافی شده استفاده می شود.
در دفترچه محدود یا صحافی شده، تمامی صفحات شماره‌گذاری شده‌اند و تمامی برگ‌ها به هم وصل شده‌اند، که احتمال از دست دادن صفحات را پایین می‌آورد. همچنین، این نوع دفترچه از نظر قانونی، قویترین نوع آن بین سایر انواع در نظر گرفته می شود. با این وجود، شما باید به ترتیب کارهای انجام شده را ضبط کنید و این امر ساماندهی دفترچه را دشوار می‌کند. همچنین، از آ‌ن‌جا که هیچ راهی برای درج سوابق داده‌های حجیم مانند عکس و فیلم وجود ندارد، باید داده‌ها را در جای دیگری ذخیره کنید و در دفترچه به آن ارجاع دهید.
از عیوب این نوع دفترچه می توان به عدم امکان ذخیره فیلم و عکس، عدم امکان اضافه کردن صفحه بین صفحات قبلی و عدم توانایی در جستجوی ساده اشاره کرد. اما در مقایسه با روش‌های دیگر، مزایای آن نسبت به عیوبش بیشتر است.
برای کار با دفترچه، نکات زیر را بایستی در نظر بگیرید:
- هر دفترچه باید یک نام داشته باشد که روی جلد و روی عطف (شیرازه) نوشته شده باشد.
- نام کامل خود و سال شروع دفترچه را در ابتدای دفنرچه بنویسید.
- همچنین نام پروژه مربوط به دفترچه آزمایشگاه، آدرس پستی آزمایشگاه و نام مسئول اصلی آزمایشگاه را درج کنید.
- در صفحات ابتدایی هر دفترچه، برای سهولت در جستجوی دفترچه و یافتن اطلاعات لازم، باید یک فهرست محتوا درج گردد. بنابراین 5 ورق اول خالی گذاشته شود و بعداً به عنوان فهرستِ مطالب کامل گردد.
- فقط در یک طرف ورق (صفحه سمت چپ) بایستی گزارش نوشته شود. طرف دیگر برای ذکر نکاتی که بعداً مورد توجه قرار می گیرد، خالی گذاشته می شود.
- اگر صفحات دفترچه فاقد شماره است، همان ابتدا خودتان تمام صفحاتِ سمتِ چپ را شماره گذاری کنید.
- برای گزارش نویسی به هیچ وجه از مداد نباید استفاده شود.
- هیچ ورقی از دفترچه نباید جدا شود.
- منحنیهای رسم شده و عکس های پرینت شده می‌تواند به یک صفحه چسبانده شود.
- شماره‌های تماس شرکت‌ها و افرادی که از آن‌ها مواد یا جنس خریداری می‌شود، در 5 ورقه انتهای دفترچه یادداشت شود.
- دفترچه آزمایشگاهی جزء اموال آزمایشگاه محسوب می‌شود و به هیچ وجه نباید از آزمایشگاه خارج شود.
- در شروع هر روز کاری در ابتدای هر صفحه:
- عنوان آزمایش،
- اسامی افراد درگیر آزمایش،
- تاریخ و ساعت آزمایش و
- یک فرضیه یا هدف برای آزمایش ذکر شود.
- در صورتی که آزمایش به فشار، دما و یا رطوبت حساس باشد، حتما شرایط جوی در دفترچه آزمایشگاه ذکر شود.
- part number و یا مشخصات تمام دستگاه‌هایی که استقاده می‌کنید بایستی به طور دقیق در دفترچه ثبت شود.
- هرکاری که در آزمایشگاه انجام می‌دهید باید همزمان در دفترچه آزمایشگاهی ثبت شود. دقت کنید که همیشه بایستی این کار را انجام دهید نه فقط زمانی که آزمایش جواب داده است. این شامل داده‌هایی است که تفسیر آن‌ها دشوار و متناقض با داده‌های قبلی است، همچنین، اگر آزمایش شما به طور کامل شکست بخورد، باید داده‌های آن را نیز ضبط کنید و یا آنچه که اتفاق افتاده است را توصیف کنید.
- قلب داده‌های وارد شده در دفترچه، مشاهدات انجام شده توسط شما است. این بدان معناست که تمامی روند انجام آزمایش گام به گام وارد گردد تا بتوان به وضوح هرگونه انحراف از پروتکل آزمایش، خواه برنامه ریزی شده، حادثه و یا خطا را متوجه شد. توجه کنید که شما هرگز قبل از تجزیه و تحلیل داده‌ها نمی‌دانید کدام یک از مشاهداتتان اهمیت خواهند داشت، بنابراین همه چیز را یادداشت کنید.
- اغلب اوقات، داده‌ها قبل از این‌که به طور کامل درک یا ارائه شوند، باید پردازش شوند. مراحل این پردازش باید در دفترچه آزمایشگاه‌تان ثبت شود. حتماً به نرم افزارهایی که استفاده می‌کنید و مکان فایل‌های دیجیتالی اشاره کنید.
- مهم است که دفترچه شما دقیق باشد، اما اشتباهات اتفاق می‌افتد. هنگام نگه داشتن دفترچه خود، به یاد داشته باشید که اشتباهات خود را اصلاح کنید، اما هرگز آن‌ها را حذف نکنید. برای تصحیح یک اشتباه، تنها روی آن یک خط بکشید. شما باید تمام اصلاحات را امضا کرده و تاریخ‌گذاری کنید تا احراز هویت آن‌ها انجام گردد. به یاد داشته باشید، مهم نیست چقدر داده‌ها یا اشتباهات شرم‌آور به حساب آیند، صداقت همیشه بهترین سیاست است.
- نکته مهم: حین کار، حتماً بایستی دفترچه کنار شما باشد. هرگز به امید این‌که در آینده اطلاعات را در دفترچه ثبت می کنید، کار نکنید! اطلاعات، وقتی اعتبار دارند که بی درنگ ثبت شده باشند.